La organización te ayuda a trabajar más rápido, resolver problemas de manera más efectiva y mantener la motivación. Aquí tienes 15 consejos de organización para los días laborables:
1. Lista de tareas Tomarte cinco a diez minutos cada mañana para escribir una lista de tareas, ya sea en papel o de manera digital, puede ayudarte a enfocarte y aumentar tu productividad. Añadir tareas diariamente a la lista inicial puede ayudarte a mantenerte concentrado. Algunas personas encuentran una lista de tareas corta de elementos más grandes intimidante, por lo que dividirla en partes más pequeñas puede ayudarles a evitar la procrastinación.
2. Mantén ordenado tu espacio de trabajo. Dedica unos minutos cada noche a limpiar tu escritorio y eliminar elementos innecesarios. Clasifica la basura, guarda los bolígrafos en un cajón o organizador y apila los papeles ordenadamente. Incluso puedes llenar tu botella de agua para evitar problemas por la mañana. Esto incluye también el desorden digital. Cuando hay muchos archivos y aplicaciones en el escritorio, las computadoras arrancan lentamente, por lo que limpiarlos semanalmente y descargar actualizaciones puede prevenir accidentes y lentitudes. Esto también puede ayudarte a encontrar aplicaciones y archivos más rápido. Así puedes comenzar a trabajar de inmediato al día siguiente en lugar de limpiar.
3. Mantente fiel a un horario. Algunas personas trabajan mejor por la mañana, otras por la noche. Descubre cuándo eres más productivo y trabaja en ese momento. Elegir un horario es crucial, pero también lo es mantenerse fiel a él. Crear hábitos duraderos requiere consistencia. Ser constante con tu rutina puede aumentar tu productividad. Conocer tus horas de trabajo ayuda a enseñar a tu cerebro a mantenerse activo.
4. Descansos Tómate 10-15 minutos cada dos horas para estirarte y concentrarte en algo diferente para mantenerte energizado y apasionado por el trabajo. Si es posible, come lejos de tu escritorio para descansar del trabajo. Las responsabilidades inesperadas en el trabajo son otra razón para tomar descansos frecuentes. Pequeñas pausas programadas a lo largo del día te ayudarán a superar estos problemas sin sentirte abrumado.
5. Menos multitareas La multitarea parece ser la mejor manera de hacer las cosas, pero no siempre es cierto. La multitarea incluso puede llevar más tiempo que trabajar por separado. El trabajo requiere algo de multitarea, pero estar organizado puede ayudarte a evitar una sobre-multitarea.
6. Encuentra distracciones La gestión de distracciones es otra forma de organizar tu día laboral. Las distracciones comunes incluyen correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas. Afortunadamente, estas distracciones pueden ser controladas. Para mantenerte enfocado y evitar distracciones por correos electrónicos nuevos, programa ciertos momentos para revisarlos. Puedes poner un teléfono perturbador en modo avión o en un cajón para evitar distraerte con mensajes personales. A pesar de no poder programar las llamadas entrantes para el trabajo, puedes tener éxito programando las salientes. Estos métodos pueden ayudarte a evitar distracciones y sus efectos en consumir tiempo.
7. Automatiza las tareas que puedas. Puedes enviar muchos correos electrónicos o distraerte por alguien que necesita tu firma. Para ahorrar tiempo y reducir distracciones, automatiza estas tareas con tecnología. Mantén plantillas para correos electrónicos comúnmente enviados para que puedas personalizarlos y enviarlos. El software de firma digital te permite firmar documentos con un clic. Automatizar tareas te ayuda a mantener el enfoque y organizarte.
8. Ordena las tareas por importancia. Empieza tu día con la tarea más grande y estresante en lugar de responder correos electrónicos. Esta puede llevar la mayor parte de tu día, pero agilizará los procesos. Comenzar con las tareas más grandes puede llevarte a hacer las más pequeñas rápidamente sin agotar toda tu energía.
9. Planifica tu día por horas. Esto es especialmente útil si tienes muchas reuniones durante el día. Programar cosas cada hora puede hacer tu día más predecible. También puede aumentar la productividad al recordarte tu trabajo cuando te distraes.
10. Establece objetivos y recompénsate Establecer objetivos puede motivarte a trabajar mejor. Desafíate a ti mismo a desarrollar una lista de tareas diarias para mantenerte organizado. Establecer objetivos profesionales puede ayudarte a mantenerte interesado en el trabajo. Establece objetivos para recompensarte cuando los alcances. Las recompensas no tienen por qué ser extravagantes. Pueden ser tan simples como comer un bocadillo después de un gran esfuerzo. Establecer y reconocer objetivos te ayuda a mantenerte enfocado y comprometido con tu trabajo, por lo que cualquier incentivo que te estimule es beneficioso.
11. Planifica los días en "lotes" de trabajo. Algunas personas tienen éxito organizando su semana laboral y su día de trabajo. Si tu trabajo implica llamadas telefónicas y trabajo administrativo, puedes responder llamadas los lunes, miércoles y viernes y trabajar los martes y jueves. Esto te ayuda a enfocarte y maximizar la productividad sin sentir la necesidad de cambiar de tarea en cualquier momento. Este método funciona bien para personas detallistas que no les importa hacer lo mismo durante horas.
12. Encuentra las fuentes de estrés Muchos procrastinan debido a factores estresantes como la duda en uno mismo, el perfeccionismo o la crítica. Tal vez estés ansioso por comentarios negativos sobre esa tarea recurrente o por no cumplir con un plazo importante. Descubrir qué es lo que te está estresando puede ayudarte a reducirlo y hacer que las tareas difíciles sean más fáciles. Hablar con tu supervisor o equipo sobre estrategias para mejorar el desempeño en el trabajo y la satisfacción puede reducir el estrés laboral. Identificar los factores de estrés laborales te permite superarlos y planificar tu día sin miedo o procrastinación.
13. Planifica semanalmente/mensualmente. Una lista de tareas diarias te puede ayudar a hacer actividades diarias, pero una lista más amplia al comienzo de cada semana o mes puede ayudarte a gestionar tu tiempo para alcanzar tus objetivos. Para una fecha límite de fin de mes, crea objetivos semanales para hacerlo todo a tiempo. Establece metas diarias para desglosar aún más los objetivos. Este método descompone una gran tarea en varias más pequeñas para que los objetivos a largo plazo sean más alcanzables.
14. Promueve la organización con los flujos de trabajo actuales Tu lugar de trabajo puede incluir procedimientos o herramientas para ayudarte a organizarte. Muchas aplicaciones de correo electrónico ofrecen un calendario para programar. Algunas aplicaciones de chat contienen recordatorios para mantenerte en el camino. Pregunta a tus compañeros de trabajo o jefes cómo organizan su trabajo y adopta sus métodos.
15. Equilibra tu horario. El equilibrio ayuda a la organización a largo plazo. Muchas personas que intentan prácticas organizativas en el trabajo sacrifican el equilibrio entre vida laboral y personal por una productividad a corto plazo. Sin equilibrio, puedes perder tus hábitos de organización. Afortunadamente, cualquiera de estos métodos puede mejorar tu organización en el trabajo.
Trabajar de manera organizada puede ser un desafío, pero siguiendo estos consejos podrás mejorar tu productividad, mantenerte enfocado y alcanzar tus metas laborales con mayor éxito. ¡Pon en práctica estos consejos y verás la diferencia en tu día a día laboral!